L'essentiel, en dix lignes
- Nous recueillons votre nom, votre entreprise et votre courriel — plus les données des factures que vous nous confiez.
- Ces factures contiennent les coordonnées de vos débiteurs. Nous les traitons pour vous, en votre nom.
- Nous n'avons jamais vos données bancaires ni votre numéro de carte. Stripe encaisse, nous ne voyons rien.
- Vos données sont hébergées aux États-Unis. Les factures que vous déposez sont lues par un service en France.
- Nos relances sont automatisées — envoyées par un programme, à des dates calculées, sans intervention humaine.
- Nous ne vendons rien à personne, et ne faisons aucune publicité ciblée. Nous n'utilisons ni cookie publicitaire, ni pixel, ni outil d'analyse tiers (pas de Google Analytics, Meta, etc.).
- Vous pouvez consulter, corriger ou faire supprimer vos données, et récupérer une copie, en écrivant à kai@relanceo.ca.
1. Qui nous sommes
Relanceo — 275, rue Jean-Talon Est, Montréal (Québec) H2R 1S9, Canada.
Relanceo relance les factures impayées des entrepreneurs en construction et surveille les échéances de leur garantie légale.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), la personne responsable est :
Kai — kai@relanceo.ca — 275, rue Jean-Talon Est, Montréal (Québec) H2R 1S9.
C'est à elle que vous adressez toute question, toute demande d'accès et toute plainte. Nous répondons dans les 30 jours.
2. Ce que nous recueillons
a) Vos renseignements, comme client
- Identité et contact — nom, nom de l'entreprise, adresse courriel, téléphone (facultatif).
- Vos instructions de paiement — le texte que vous rédigez pour dire à vos clients comment vous payer (virement Interac, ordre du chèque…). Ce que vous écrivez dans ce champ est reproduit sur vos factures et dans vos relances. N'y mettez rien que vous ne voudriez pas voir chez votre débiteur.
- Volume de factures impayées déclaré à l'inscription.
b) Les renseignements de vos débiteurs
Quand vous nous confiez une facture, vous nous transmettez des renseignements sur une autre personne : le nom et le courriel de celui qui vous doit de l'argent. Nous les traitons pour votre compte, uniquement pour vous faire payer.
En les déposant, vous confirmez avoir le droit de nous les communiquer dans le cadre de votre relation d'affaires avec cette personne.
Nous conservons, pour chaque facture : le nom et le courriel du débiteur, le montant, le numéro et la date de la facture, la description des travaux, la date d'échéance, la date de fin des travaux, et la date à laquelle le débiteur a ouvert la facture.
c) Les documents que vous déposez
Photos et PDF de factures. Ils sont transmis à un service de lecture automatique (voir section 5) pour en extraire le montant, le numéro et l'échéance.
d) Sécurité
Nous conservons les adresses IP des tentatives de connexion à notre console d'administration, pendant 15 minutes, pour bloquer les attaques par force brute.
e) Ce que nous ne recueillons PAS
- Aucune donnée bancaire, aucun numéro de carte. Stripe encaisse les paiements et nous ne voyons jamais ces informations.
- Aucun cookie publicitaire, aucun pixel, aucun outil d'analyse tiers. Si vous arrivez depuis un de nos courriels, votre navigateur conserve temporairement la source de la campagne (par exemple « camp002 ») afin que nous sachions quel message vous a amené — cette information est effacée à la fermeture de l'onglet et n'est jamais partagée. Un témoin technique de session existe aussi dans notre console d'administration interne, à laquelle vous n'avez pas accès.
3. Pourquoi — et sur quelle base
| Finalité | Fondement |
|---|---|
| Créer et gérer votre espace client | Exécution du contrat |
| Envoyer vos factures et vos relances à vos débiteurs, signées de votre nom | Exécution du contrat — c'est le service lui-même |
| Calculer et surveiller les échéances de votre garantie légale | Exécution du contrat |
| Vous envoyer une copie de tout ce qui part en votre nom | Exécution du contrat — transparence |
| Vous alerter avant l'expiration d'un droit légal | Exécution du contrat |
| Gérer votre abonnement | Exécution du contrat |
| Vous écrire au sujet de votre compte | Intérêt légitime / exécution du contrat |
Nous n'utilisons vos données à aucune autre fin. Pas de revente, pas de location, pas de publicité ciblée, pas de profilage commercial.
4. Décisions automatisées
Relanceo fonctionne par traitement automatisé. Un programme décide, seul, quand une relance part, quel texte elle contient, et à quel moment vous alerter d'une échéance légale. Aucune personne ne relit chaque courriel avant l'envoi.
Vous gardez la main à tout moment : vous pouvez consulter les trois relances avant qu'elles partent, changer leur ton, ajouter une note, arrêter les relances d'une facture, ou marquer une facture comme payée — tout s'arrête aussitôt. Vous recevez une copie de chaque courriel envoyé en votre nom.
Vous pouvez nous demander des explications sur les règles appliquées, et faire réviser toute décision automatisée par une personne : kai@relanceo.ca.
5. Où vont vos données — et hors du Québec
Nous faisons appel à des fournisseurs pour opérer le service. Chacun n'obtient que ce qui lui est nécessaire.
| Fournisseur | Ce qu'il reçoit | Où |
|---|---|---|
| Vercel — hébergement | L'application et ses données en transit | États-Unis |
| Neon — base de données | Vos renseignements et ceux de vos débiteurs | États-Unis (Virginie) |
| Resend — courriels | Adresses et contenu des courriels envoyés | États-Unis |
| Mindee — lecture des factures | Les photos et PDF que vous déposez | France (Union européenne) |
| Stripe — paiements | Votre courriel et vos données de paiement (nous ne les voyons pas) | États-Unis / Irlande |
Vos renseignements sont donc communiqués et conservés à l'extérieur du Québec, principalement aux États-Unis. Nous vous en informons clairement, comme la Loi 25 l'exige.
Avant de retenir chacun de ces fournisseurs, nous évaluons la protection qu'il offre : chiffrement en transit et au repos, engagements contractuels de confidentialité, et interdiction d'utiliser vos données à leurs propres fins.
Nous ne communiquons vos renseignements à personne d'autre, sauf si la loi nous y oblige (ordonnance d'un tribunal, demande légale valide).
6. Combien de temps
- Tant que votre compte est actif, nous conservons vos données pour vous rendre le service.
- Après la fermeture de votre compte : nous conservons les dossiers de facturation pendant 7 ans, comme l'exigent les lois fiscales et comptables canadiennes. Le reste est détruit.
- Si vous demandez la suppression, nous supprimons tout ce que la loi ne nous oblige pas à garder, et nous vous disons précisément ce qui reste et pourquoi.
- Les journaux de connexion sont supprimés après 15 minutes.
La destruction est définitive : nous détruisons ou anonymisons, nous ne « mettons pas de côté ».
7. Vos droits
Écrivez à kai@relanceo.ca. Nous répondons dans les 30 jours, gratuitement.
- Accès — obtenir la liste complète de ce que nous détenons sur vous.
- Rectification — faire corriger un renseignement inexact ou incomplet.
- Suppression — faire effacer vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales.
- Portabilité — recevoir vos données dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
- Retrait du consentement — à tout moment, sans justification.
- Explication — comprendre les règles derrière une décision automatisée, et la faire réviser par une personne.
- Plainte — si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez saisir la Commission d'accès à l'information du Québec.
Vos débiteurs ont les mêmes droits. Un débiteur qui nous écrit pour savoir ce que nous détenons sur lui, ou pour le faire corriger, obtient une réponse.
8. Sécurité
- Chiffrement en transit (HTTPS/TLS) sur tout le service, et au repos dans notre base de données.
- Accès à votre espace par lien personnel unique, sans mot de passe à retenir. Ce lien est votre clé : ne le partagez pas.
- Cloisonnement strict : un client ne peut techniquement pas accéder aux données d'un autre.
- Console d'administration protégée par mot de passe, session signée, et blocage après 10 tentatives.
- Aucune donnée bancaire ne transite par nos serveurs.
Aucun système n'est infaillible. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous vous en informons sans délai, nous en avisons la Commission d'accès à l'information, et nous tenons un registre de tout incident, comme la loi l'exige.
9. Les courriels que nous envoyons
Les relances envoyées à vos débiteurs sont des communications transactionnelles : elles visent à recouvrer une créance existante entre deux entreprises. Elles portent votre nom, votre entreprise, et votre adresse de réponse — un débiteur qui répond vous répond directement.
Nos courriels commerciaux, eux, respectent la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) : identification claire, adresse postale, et mécanisme de désabonnement fonctionnel.
10. Enfants
Relanceo s'adresse à des entreprises. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur des personnes de moins de 14 ans.
11. Changements
Si nous modifions cette politique de façon importante, nous vous en avisons par courriel avant que le changement prenne effet. La date d'entrée en vigueur figure en haut de la page.
12. Nous joindre
Kai, responsable de la protection des renseignements personnels
kai@relanceo.ca
Relanceo, 275, rue Jean-Talon Est, Montréal (Québec) H2R 1S9